Organisation
Ce que contient le rapport mensuel
La plupart des rapports mensuels de propreté sont des documents de conformité : ils prouvent qu'un contrat existe. Celui que nous produisons sert à autre chose — savoir ce qui s'est passé sur des sites que vous ne visitez pas.
Réponse courte
L'essentiel, en trois phrases.
En bref
Un rapport mensuel de propreté utile tient sur deux pages et comporte une ligne par site, transmise avant le 5 du mois suivant.
Il doit faire apparaître en premier ce qui n'a pas fonctionné : passages manqués, écarts constatés en visite, reprises déclenchées, remplacements d'agents.
Un rapport qui ne contient que des indicateurs verts n'a pas été rédigé par quelqu'un qui s'est déplacé sur les sites.
En détail
Les six lignes que nous jugeons indispensables
- Passages prévus et passages réalisés, par site, avec le motif de chaque écart.
- Écarts qualité constatés en visite, avec la date, le point concerné et la suite donnée.
- Reprises déclenchées et délai réel de traitement.
- Remplacements d'agents : dates, motif générique, nom du remplaçant.
- Consommables livrés et alertes de seuil, site par site.
- Prestations exceptionnelles réalisées ou à programmer — vitrerie, remise en état, décapage.
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Pourquoi les écarts figurent en premier
Un rapport qui commence par les indicateurs favorables se lit en diagonale et ne sert à rien. Le nôtre commence par ce qui a manqué, ce qui a été repris et ce qui reste à traiter. Le reste — passages conformes, consommables livrés, visites effectuées — vient ensuite et se consulte au besoin.
Ce choix a une conséquence désagréable : nos rapports contiennent toujours quelque chose. Un mois sans aucun écart sur quinze sites n'existe pas, et prétendre le contraire reviendrait à admettre que personne n'est allé voir. Nous préférons une ligne d'écart assumée à une page verte.
Sur les parcs de plus de dix sites, nous ajoutons un tableau de synthèse en première page : nombre de sites, passages réalisés, écarts, reprises, taux de conformité global. Il tient en cinq lignes et permet de savoir en trente secondes si le mois s'est bien passé.
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Ce que le rapport ne contient pas
Il ne contient pas de note de satisfaction auto-attribuée, pas de photographies choisies pour flatter, pas d'indicateur composite dont personne ne connaît la formule. Ces éléments donnent une impression de sérieux et n'apportent aucune information exploitable.
Il ne contient pas non plus le détail nominatif des absences de nos salariés au-delà de ce qui vous concerne : vous savez qu'un remplacement a eu lieu et par qui, pas le motif médical. C'est une limite que nous tenons, y compris quand elle est mal comprise.
Questions
Ce que l'on nous demande ensuite.
Un fichier PDF de deux à quatre pages selon la taille du parc, transmis par courriel avant le 5 du mois suivant, accompagné d'un tableur reprenant les mêmes données site par site pour ceux qui souhaitent les intégrer à leur propre suivi. Nous n'imposons pas de portail client à consulter : l'expérience montre que personne ne s'y connecte, et qu'un document qui arrive dans la boîte de réception est lu.
Oui, dans la limite de ce qui est réellement mesuré. Nous ajoutons volontiers un suivi de consommation de consommables, un taux de conformité par site, un historique sur douze mois ou une ventilation analytique correspondant à vos centres de coûts. Nous refusons en revanche de produire des indicateurs que nous ne mesurons pas et qui seraient donc estimés : un chiffre inventé dans un rapport contamine tout le reste du document.
Oui, et c'est une raison de plus pour qu'il soit honnête. En cas de désaccord sur une prestation, l'historique des passages, des écarts et des reprises constitue une base factuelle datée, à laquelle les deux parties se réfèrent. Sur les sites de santé et de restauration, il inclut la traçabilité horodatée, opposable lors d'un contrôle.
Concerné
Secteurs et prestations où cela compte le plus
Tertiaire et siègesLogistique et entreposageImmobilier et copropriétéNettoyage de bureauxParties communes
Une organisation se juge sur pièces.
Contrat-type, modèle de reporting, plan de prévention, attestations : nous transmettons ces documents avant la signature, pas après.